PENGENDALIAN DOKUMEN
Persyaratan OHSAS 18001
Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur dengan syarat-
syarat sebagai berikut:
1. Dokumen-dokumen dapat
ditunjukkan.
2. Dokumen-dokumen ditinjau
secara periodik.
3. Versi mutakhir dari
dokumen dan data yang relevan terdapat pada semua lokasi operasi penting.
4. Dokumen dan data yang
sudah tidak berlaku lagi harus dipisahkan.
5. Tempat penyimpanan
dokumen dan data untuk tujuan pengawetan peraturan dan pengetahuan atau
keduanya, tridentifikasi.
Persyaratan Permenaker
05/MEN/1996
Pengendalian
Dokumentasi:
1. Dokumen dapat
diidentifikasi sesuai dengan urutan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.
2. Dokumen ditinjau ulang
secara berkala, jika diperlukan dapat direvisi.
3. Dokumen sebelum
diterbitkan harus lebih disetujui oleh pihak yang berwenang.
4. Dokumen versi terbaru
harus tersedia di tempat kerja.
Pengendalian
Administratif:
Prosedur harus ditinjau ulang secara berkala terutama jika terjadi
perubahan peralatan, proses atau bahan buku yang digunakan.
Pencatatan merupakan sarana bagi perusahaan untuk menunjukkan
kesesuian penerapan Sistem Manajemen K3 dan harus mencakup:
- Persyaratan eksternal
- Rincian insiden,
keluhan dan tindak lanjut
- Resiko dan sumber
bahaya
- Identifikasi produk
termasuk komposisinya
- Kegiatan pelatihan
keselamtan dan kesehatan kerja
- Informasi mengenai
pemasok dan kontraktor
- Kegiatan inspeksi,
kalibrasi dan pemeliharaan
- Audit dan peninjauan
ulang Sistem K3
Kriteria minimum sebuah
dokumen:
- Tanggal terbit
- Nomor dokumen
- Referensi
- Tanggung jawab
- Nomor revisi
- Definisi
- Persetujuan
- Tujuan pembuatan
dokumen.
- Halaman
- Judul dokumen
- Ruang lingkup
- Uraian dokumen
Dokumen yang dicetak dalam bentuk kertas diberi stempel atau label
seperti “Terkendali” atau “Tidak Terkendali”. Sedangkan dokumen yang dibuat
dalam bentuk soft copy atau media internet diberi label “Read Only”.
Tujuan dokumen dibuat adalah sebagai panduan, maka perlu secara
jelas diidentifikasi siapa saja yang menggunakan dokumen dan ditempatkan di
mana dokumen tersebut.
Tanda terima dokumen perlu dibuat sebagai bukti bahwa dokumen
telah didistribusikan.
PENGENDALIAN REKAMAN
Rekaman merupakan satu-satunya bukti bahwa Sistem Manajemen K3
telah dilaksanakan. Dari rekaman kita dapat menentukan apakah pekerjaan sudah
sesuai dengan persyaratan atau belum.
Persyaratan OHSAS 18001
1. Organisasi harus
menetapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan
disposisi rekaman K3 sebagai hasil audit dan ditinjau.
2. Rekaman K3 harus dapat
dibaca dan dapat diidentifikasi dan ditelusuri sesuai dengan aktivitas yang
terkait.
3. Rekaman-rekaman harus
dipelihara sesuai dengan system dan organisasi untuk memperlihatkan kesesuaian
pada
spesifikasi K3 ini.
Rekaman-rekaman yang
terkait sistem Manajemen K3:
1. Rekaman-rekaman
pelatihan
2. Laporan inspeksi
3. Laporan-laporan audit
4. Bukti-bukti konsultasi
5. Laporan
kecelakaan/insiden
6. Laporan tindak lanjut
insiden
7. Minutes meeting dari K3
8. Hasil tes medis
9. Rekaman pemeliharaan K3
10. Latihan tanggap darurat
11. Tinjauan manajemen
12. Rekaman identifikasi
bahaya
13. Rekaman penilaian resiko
14. Rekaman pengendalian
resiko
Bentuk nyata penerapan
klausul ini:
1. Prosedur pengendalian
rekaman
2. Rekaman-rekaman kegiatan
dalam lingkup Sistem Manajemen K3
KESIMPULAN SAYA : “
setelah saya menbaca uraian diatas saya berkesimpulan bahwa dokumen menurut Persyaratan OHSAS 18001 dokumen harus dapat ditujukan,ditinjau,
relevan dengan lokasi, dokumen harus terbaru, dan teridentikasi. Sementara
itu, Persyaratan Permenaker 05/MEN/1996
mengenai Pengendalian Dokumentasi:
1.
Dokumen dapat
diidentifikasi sesuai dengan urutan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.
2.
Dokumen ditinjau ulang
secara berkala, jika diperlukan dapat direvisi
3.
Dokumen sebelum
diterbitkan harus lebih disetujui oleh pihak yang berwenang.Dokumen versi
terbaru harus tersedia di tempat kerja.
Pengendalian Administratif:
Prosedur harus ditinjau ulang secara berkala
terutama jika terjadi perubahan peralatan, proses atau bahan buku yang
digunakan.
Selain itu ada criteria minimum yang harus
dimiliki oleh dokumen.”
Tidak ada komentar:
Posting Komentar